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주어진 시간 중 20%만 제대로 활용해도 성공의 80%는 거머쥘 수 있다고 한다. 바꿔 말하면 남은 80%의 시간이 제대로 활용되지 못하고 있다는 것. 즉 시간 낭비라는 말이다.
만일 당신이 성공을 원한다면 두 가지를 선택할 수 있다. 하나는 하루에 사용하는 시간을 늘리거나 쓸데없는 일에 낭비하는 시간을 없애는 것이다.
그런데 문제점은 시간 낭비로 여겨지는 많은 일이 이미 습관화돼 있어 우리는 무의식적으로 행하고 있다는 것이다. 습관은 바꾸기 어렵지만, 다른 행동으로 대체할 수는 있다고 한다.
즉 쓸데없이 낭비되는 시간을 가치 있는 시간으로 대체하려 할 때 1주일 중 1시간이나 이보다 더 짧은 시간을 투자해도 더 많은 성과를 거둘 수 있다고 한다.
다음은 최근 미국의 월간 경제매거진 INC닷컴이 공개한 시간 낭비로 여겨지는 쓸데없는 습관 7가지다. 만일 당신이 더 큰 성과를 거두길 원한다면 확인하고 바꿔보는 것은 어떨까.
1. 끊임없이 이메일(메시지)을 확인한다
2013년 보고서에 따르면, 미국 고용주의 32%가 이메일을 받은 뒤 15분 안에 회신하고 있었다. 30분 이내에 회신하는 사람도 23%나 됐다. 그런데 이처럼 답신을 빨리하는 것이 좋은 것일까? 끊임없이 이메일을 확인하면 소중한 시간을 낭비하는 것이다. 이를 예방하는 좋은 방법이 있다. 중요한 프로젝트에 참여하는 동안에는 이메일 프로그램이나 알림 기능을 꺼두는 습관을 들이는 것이다. 그게 아니면 하루에 두 번만 메일 확인하는 등 자신만의 규칙을 정하는 것도 좋은 방법이다. 이렇게 하면 시간이 절약되고 더 많은 업무를 해낼 수 있다.
2. 완벽해질 때까지 시간을 사용한다
불행하게도 우리 주변에는 완벽주의에 빠진 사람이 많다. 업무를 효율적으로 하는 대신, 완벽하게 마무리 짓기를 고집하고 다음 단계로 넘어가지 않아 결과적으로 엄청난 시간 낭비를 보는 것이다. 완벽함을 목표로 시간을 쓰는 것은 사실 미루는 것일 뿐이다. 완벽하진 않더라도 ‘괜찮다’(good)고 생각될 때까지 임하고 다음 단계로 넘어가라.
3. 멀티 태스킹을 하고 있다
멀티 태스킹(다중 작업)은 많은 사람이 빠져있는 나쁜 습관 중 하나다. 실제로 이는 생산성을 떨어뜨린다고 한다. 뇌는 한 번에 하나만 집중할 수 있고 끊임없이 하던 일을 바꾸면 실제로 뇌는 모든 것에 집중할 수 없다고 클리포드 나스 스탠퍼드대 교수는 지적한다. 여러 일을 오가면서 한 가지에 집중할 수 없다면 능률이 떨어지고 시간이 허비되고 있다고 인식해야 한다. 대신 한 가지 일에 일정한 시간을 집중한 뒤 다른 일을 하라.
4. 방해 요소를 내버려둔다
혹시 집중력을 방해할 수 있는 환경 속에서 일하고 있지 않은가? 한 연구에선 일할 때 약 11분마다 산만해지는 것으로 나타났다. 이것으로는 아무것도 할 수 없다! 뭔가에 집중하려 할 때 간단한 문자 메시지를 보내거나 이메일을 확인하는 등의 행동은 습관적으로 할 수는 있겠지만, 그런 행동이 얼마나 일을 방해하고 있는지를 생각하라. 이런 행동을 줄이면 집중력을 더 유지할 수 있고 방해 요소를 제거할 수 있다. 일하는 시간을 명확하게 구분해 달력에 ‘업무 중’이라고 표시하라. 일할 때만큼은 휴대전화 벨 소리도 끄고 주위 사람이 방해하지 않도록 요청하는 등 스스로 방해 요소를 없애도록 노력하라.
5. 정리·정돈하지 않는다
책상을 깔끔하게 하지 않고도 정리·정돈하는 방법은 많다. 토니 셰이 자포스 최고경영자(CEO)와 같이 일부 사람은 어지러워진 책상을 선호하지만, 평범한 사람들은 서류 캐비닛 등을 활용해 정리정돈을 한다. 어쨌든, 질서가 없는 혼란한 환경 속에서 일하는 습관은 엄청난 시간 낭비를 초래한다. 항상 중요한 서류를 분실하고 반복해서 중요한 정보를 요청하며 마지막 순간까지 일을 마치는 것을 잊는 것은 모두 불필요한 시간 낭비 요소다. 대신, 깔끔하게 정리·정돈하는 습관을 들인다면 분명히 도움이 될 것이다.
6. 일을 다른 사람에게 맡기지 않는다
무엇이든 스스로 해결하려는 사람이 많지만 권한을 양도하지 않는 것은 실제로 역효과를 일으킬 수 있다. 자신이 잘하지 못하는 일을 스스로 하는 것은 시간 낭비다. 대신 그 일을 동료나 비서, 가상 비서(프로그램) 등 다른 이에게 맡기고, 당신은 자기 전문 분야의 프로젝트와 책임에 집중하라. 자신의 능력에 맞지 않는 이메일을 골라내거나 확인하고 혹은 중요하지 않은 직무 등 작은 작업은 일정에 포함하지 않도록 하라.
7. 절대로 거절하지 않는다
다른 사람이 요청한 일이 시간이 오래 걸려 애먹을 수 있다는 것을 아는데도 거절하지 않아 정작 자기 일은 손해볼 수 있다. 추가적인 작업분이나 생산적이지 않은 개인적인 약속을 거절할 때 중요한 점은 무엇이 더 중요한지 그에 관한 경계선을 확실히 정하는 것이다. 중요한 프로젝트는 되도록 업무 시간 내에 끝내자. 찾아보면 개인 혹은 업무상의 관계를 깨지 않고도 확실하게 거절하는 쉽고 효과적인 방법은 얼마든지 있다.
윤태희 기자 th20022@seoul.co.kr
