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‘투두 리스트’(to-do list, 해야 할 일을 적은 목록)는 하루에 해야 할 일을 쉽게 확인하는 방법으로 여겨지고 있지만, 실제로는 일을 더 끝내지 못하게 만든다고 관련 분야의 한 전문가가 주장했다.
뉴욕타임스의 베스트셀러 작가 케빈 크루스는 신작 ‘성공한 사람들의 시간관리 비밀 15가지’(15 Secrets Successful People Know About Time Management)에서 “당신이 하루의 업무 목록을 작성하는 행동은 실제로 그날 해야할 일에 신경 쓰지 못하게 만드는 최악의 방법 중 하나”라고 주장했다.
작가는 “투두 리스트는 중요한 업무들이 죽어가는 장소가 된다”면서 “이런 목록은 사람들이 스트레스를 더 많이 받게 만들 수 있다”고 말했다.
그렇다면 어떻게 해야 하는 것일까. 작가는 하루에 할 일을 계획할 때 30분이나 1시간 단위가 아닌 15분 단위로 짧게 하면 1분도 낭비하지 않을 수 있다고 말한다.
투두 리스트 작성 서비스를 제공하는 애플리케이션 ‘아이던디스’(iDoneThis)의 데이터를 활용한 연구에 따르면, 전문직 3명 중 약 2명이 투두 리스트를 작성하고 있지만 실제로 그날 한 일은 41%에 지나지 않았다.
케빈 크루스는 7명의 억만장자와 13명의 올림픽 선수, 239명의 기업인 등 여러 성공한 사람들과 직접 인터뷰했지만 투두 리스트를 사용하고 있는 이들은 없었다고 말했다.
그는 “당신은 정말 리처드 브랜슨과 빌 게이츠가 긴 투두 리스트를 작성하는 데 A1, A2, B1, B2 등 업무에 우선 순위를 매긴다고 생각하는가?”라고 말했다.
투두 리스트의 문제점은 실제 업무 시간이 고려되지 않아 정확하지 않다. 이런 목록은 중요한 것과 의미 없는 것을 구분하지 못해 이것만 가지고는 우선 순위를 제대로 매길 수 없다는 것이다.
또한 크루스는 이런 모든 것이 평일에 스트레스를 더해 불안증과 불면증으로 이어질 수 있다고 말했다.
당신이 하루에 할 일을 계획하고 일정에 따라 업무를 수행한다면 그 업무에 해당하지 않는 다른 일은 되도록 하지 않도록 해야 한다. 할 일을 15분 단위로 짧게 잡는 이유 중 하나도 바로 여기 있다.
그에 따르면 15분이나 30분 단위로 생각함으로써 사람들은 실제로 하나의 업무에 얼마나 시간이 소비되는지 예상하고 나서 해당 업무를 처리할 수 있다.
크루스는 “생산성이 극도로 높은 사람들은 필요한 만큼의 시간만을 소비한다”면서 “마리사 메이어 야후 최고경영자(CEO)는 동료들과 회의할 때 5분 안에 끝내는 것으로 유명하다”고 말했다.
이어 “15분을 기초 단위로 삼고 시간 계획을 짠다면 하루에 더 많은 일을 하고 있는 자신을 자연스럽게 발견할 수 있을 것”이라고 덧붙였다.
또한 그는 “특정 업무에 대한 업무 시간을 분명히 배정해 충실하게 임하면 생산성은 개선될 것”이라고 말했다.
이어 “이처럼 특정 날짜와 시간을 선택하는 습관을 들이면 일관된 기준으로 일을 올바르게 수행해 스트레스는 사라지게 될 것”이라고 덧붙였다.
시간 관리를 잘하는 것으로 알려진 기업가 중 한 사람인 리처드 브랜슨은 “당신은 하루에 모든 업무를 할 수 없다는 것을 배워야 한다”고 말했다.
잭 도시 트위터 CEO는 관리 혹은 마케팅과 같은 ‘주제’를 매일 선택하는 것을 추천했다.
사진=ⓒ포토리아
윤태희 기자 th20022@seoul.co.kr
